3 tầm quan trọng của bao thư của một doanh nghiệp

Bạn sẽ làm gì khi nhận được một bao thư/ phong bì? Có lẽ hầu hết mọi người quan tâm nhiều hơn về nội dung bên trong hơn là vẻ bề ngoài. Bởi ý kiến cho rằng, vỏ bao thư chỉ là thứ để đựng thứ bên trong. Quan trọng nhất vẫn là nội dung bức thư là gì. Điều này khiến chúng ta nhớ đến khi đặt một món hàng trên mạng, có thể hộp đựng hơi móp méo một chút, nhưng miễn sao món hàng chúng ta đặt mua không sao là được. Tuy nhiên, thực tế chứng minh, điều gì tác động đến thị giác chúng ta thường để lại ấn tượng rất mạnh, mà ở đây là bao thư. Do đó, nếu bạn là chủ doanh nghiệp, bạn muốn mở rộng nhận diện thương hiệu và sức ảnh hưởng của mình, cũng không nên bỏ qua yếu tố này.

Nhiều người không biết bao thư có sức ảnh hưởng như thế nào và có thể phục vụ nhiều mục đích cho một doanh nghiệp ra sao. Bài viết này có thể xem như là một chỉ dẫn nhằm giúp bạn xét đến một số lợi ích mà doanh nghiệp có thể tận hưởng khi sử dụng bao thư.

1. Tăng khả năng nhận diện thương hiệu

Bạn biết có khoảng bao nhiêu doanh nghiệp vừa và nhỏ đang hoạt động cùng lĩnh vực với bạn không? Con số có thể là hàng chục, hàng trăm hay hàng ngàn. Như thế, bạn đã phần nào thấy được sự khốc liệt và cạnh tranh trong kinh doanh đến nhường nào. Câu hỏi đặt ra ở đây, trong hàng sa số như thế, làm thế nào để bạn đẩy chính mình là doanh nghiệp nổi bật và ấn tượng nhất? Vì thế, điều kiện tiên quyết là để logo, slogan trên bao thư phải thật nổi bật.

Để làm cho thương hiệu hiển thị rõ hơn với khách hàng mới và tiềm năng trong thị trường mục tiêu, một chiến lược kinh doanh độc đáo rất quan trọng. Nếu bao thư của bạn thiếu một số yếu tố chính nhất định, phong bì của bạn sẽ chỉ là một mẩu thư chưa mở khác chất đống trên bàn của ai đó mà thôi.

Bao thư cần phải cho thấy được sự chuyên nghiệp về màu sắc và bố cục 

Logo và tên thương hiệu làm cho phong bì của bạn dễ nhận biết hơn. Nó có ý nghĩa để có logo thương hiệu và tên được in rõ ràng trên phong bì. Sử dụng phông chữ và bảng màu minh họa thật nổi bật diện mạo của bạn. Khách hàng sẽ có thể biết ngay từ cái nhìn đầu tiên rằng họ đã nhận được bao thư rất chuyên nghiệp từ doanh nghiệp.

Tăng khả năng hiển thị thương hiệu của bạn sẽ giúp khách hàng nghĩ về bạn trước tiên, xa hơn nữa là việc đặt hàng hoặc tìm hiểu thêm về các sản phẩm và dịch vụ khác của bạn. Mọi thứ luôn đổi thay, và bạn luôn cần chuẩn bị cho sự thay đổi đó.

2. Tạo ấn tượng tốt ban đầu

Như đã nói ở trên, dù mọi người thường chỉ quan tâm nội dung bên trong hoặc món hàng bên trong, hơn là vỏ hộp hay bao thư bên ngoài, nhưng không vì thế mà chúng bị xem nhẹ như thế. Thời gian tiếp xúc bên ngoài có thể không đủ lâu nhưng lại gây ấn tượng mạnh sâu sắc. Gỉa sử như thế này, bạn nhận được một bao thư báo giá của đối tác, có thể giá cả đưa ra rất rẻ, ngược lại bao thư không ghi rõ tên công ty, logo, chức danh thì bạn đánh giá như thế nào?

Rất nhiều ý kiến được đưa ra tại đây. Người cho rằng, giá cả tốt sẽ gia tăng lợi nhuận, còn bao thư chỉ là hình thức thôi thì không cần phải vậy. Ý kiến phản bác lại cho rằng, nếu ngay từ lần đầu tiếp xúc đã không cho thấy được sự chuyên nghiệp thì chắc gì xuyên suốt giai đoạn hợp tác sẽ suôn sẻ? Có vẻ như ai cũng có lý do của riêng mình. Nghiên cứu gần đây nhận định, có khoảng hơn 80% khách hàng sẽ cân nhắc vào bước tiếp theo trước khi tiến hành các bước thảo luận hoặc thẩm định giá nhờ vào sự chuyên nghiệp của bao thư.

Nếu đã xác định con đường lập nghiệp kinh doanh lâu dài, bạn không nên tiết kiệm quá mức chi phí thiết kế bao thư. Ngày nay đã có rất nhiều phần mềm hỗ trợ bạn việc này. Đôi khi những việc nhỏ nhặt gây ấn tượng ban đầu cho khách hàng bằng bao thư chỉn chu lại có thể tạo ra ấn tượng mạnh, nhất là những hợp đồng có giá trị lớn.

3. Tăng trải nghiệm cho khách hàng nhận bao thư

Các loại bao thư có thiết kế đóng và mở khá đơn giản, chúng rất giống với các phong bì bạn gửi ngoài bưu điện ngày trước. Hầu như các nếp gấp được đóng bằng keo dán giấy hai mặt hoặc keo dán. Để mọi người mở bao thư không phải là điều dễ dàng. Bạn có thể thực hiện một số kỹ thuật để tăng trải nghiệm nhằm tăng tỷ lệ mở cao hơn và sử dụng bao thư là một trong số đó.

Ngay cả với thư điện tử hay các đoạn quảng cáo trên TV hay mạng xã hội ngày nay cũng vậy; mọi người nán lại thường xuyên hơn nhờ vào đồ họa của email hoặc đoạn video thật hấp dẫn. Do đó, phải có thứ gì đó trên bao thư kích hoạt khách hàng hoặc đối tác của bạn thực hiện hành động mong muốn, chẳng hạn như nhấp vào và mở thư, tương tự với việc họ tò mò là mở bao thư xem trong đó là gì.

Có khá nhiều kỹ thuật mở bao thư như thế này, chẳng hạn, người ta sẽ thiết kế dây buộc tròn, hoặc bao thư kéo ra để lấy được mã tham dự dự thưởng…vvv… Điều này còn tùy thuộc vào chi phí và cách lam của từng doanh nghiệp khác nhau, loại hình và dịch vụ khác nhau nữa. Bạn hãy xem xét loại hình kinh doanh của bạn là gì để có được sự lựa chọn phù hợp. Chẳng hạn như các công ty về marketing hay nghệ thuật thường chọn bao thư thiết kế rất đẹp mắt nhằm giới thiệu và quảng bá doanh nghiệp như sự tôn trọng đối tác của mình.

Một số bao thư có thể khuyến khích sự tò mò của khách hàng bằng cách thiết kế độc lạ

Sử dụng bao thư thương hiệu là một trong những bước quan trọng nhất bạn có thể thực hiện khi tìm cách đưa doanh nghiệp của mình lên một cấp độ khác. Tuy nhiên, nó phụ thuộc vào cách bạn thực hiện kế hoạch của mình, vì bạn cần một người làm thiết kế để giúp bạn tạo ra các bao thư sẽ đại diện tốt nhất cho công ty của bạn.

Những khuyến nghị ở trên là một số lợi ích quan trọng mà doanh nghiệp đạt được từ việc sử dụng bao thư. Bao thư không chỉ quan trọng để gửi thông tin cá nhân và tài liệu marketing. Họ có thể nói cho thương hiệu của bạn là ai, bạn làm gì, bạn đến từ đâu và cách doanh nghiệp của bạn được sinh ra. Họ nói với mọi người về doanh nghiệp của bạn. Nói tóm lại, xây dựng thương hiệu bằng cách thiết kế và xây dựng bao thư của bạn càng chuyên nghiệp càng tốt. Chúng cần thể hiện thương hiệu của bạn theo những cách khác nhau để tương tác với khách hàng tiềm năng trong tương lai.