6 phương pháp để có được thư tiêu đề đẹp

Bạn có thể sử dụng email và gọi điện thoại để thực hiện 90% hoạt động giao tiếp trong kinh doanh, nhưng đôi khi, thư tiêu đề là phương pháp thích hợp duy nhất. Có thể đó là thư tiêu đề giới thiệu sản phẩm dịch vụ hoặc một thỏa thuận bằng văn bản với một nhà cung cấp mới.

Dù trường hợp sử dụng cho tiêu đề thư của bạn là gì, chắc chắn rằng nó đưa thông điệp của bạn lên tầm cao mới so với một kênh hàng ngày như email và bạn nên dành một chút thời gian và nỗ lực để tạo ra điều mới mẻ cho thương hiệu của bạn.

Dưới đây là 6 bước để phát triển tiêu đề thư mà bạn sẽ sử dụng trong nhiều năm tới.

1.  Thư tiêu đề của bạn muốn nói gì ?

Thông tin trong thư tiêu đề của bạn nên bao gồm những gì? Bạn cần có đủ thông tin để làm rõ danh tính của công ty, nhưng không nên quá nhiều đến mức khiến thư tiêu đề của bạn trông lộn xộn.

Ở một số quốc gia, có các yêu cầu pháp lý đối với những gì nên viết trên giấy viết thư. Ví dụ: ở Anh, bạn cần địa chỉ văn phòng đã đăng ký, số công ty và phần nào của quốc gia bạn hoạt động, trong khi ở Mỹ không có yêu cầu đó. Bạn nên kiểm tra xem có bất kỳ tiêu chuẩn tối thiểu nào ở nơi bạn đang sinh sống và làm việc trên thế giới hay không. Ví dụ, công ty của bạn có nhiều hơn một địa điểm kinh doanh? Hay có khả năng bạn sẽ chuyển văn phòng trong tương lai gần?

Hình: Thư tiêu đề có thể là một bức thư giới thiệu đến đối tác

Nếu vậy, bao gồm địa chỉ trụ sở chính của bạn có thể không phải là cách làm tốt nhất. Tương tự, địa chỉ email và trang web chỉ cần được đưa vào nếu bạn biết chúng sẽ áp dụng trong mọi trường hợp sử dụng của thư tiêu đề và sẽ có giá trị trong một thời gian tới. Cân nhắc sử dụng địa chỉ email chung của công ty như hello@yourbusinessname.com  hoặc info@yourbusinessname.com để địa chỉ này sẽ hoạt động cho dù ai sử dụng văn phòng trong tương lai.

2. Chú ý đến thương hiệu của bạn

Nguyên tắc thương hiệu công ty của bạn có thể giúp bạn đặt một số thông số thiết kế cho thư tiêu đề của mình để đảm bảo tiêu đề phù hợp với phần còn lại của doanh nghiệp bạn. Nó cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc chọn màu và Font.

Ngoài việc xem xét các nguyên tắc thực tế như màu sắc, Font và kích thước, hãy xem lại các giá trị thương hiệu và giọng điệu của công ty. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng bạn đang thể hiện cá tính thương hiệu hoàn chỉnh thay vì chỉ là một ấn tượng thị giác nhất quán.

Nếu bạn không có sẵn các nguyên tắc về thương hiệu, thì việc xây dựng thương hiệu trước đây của bạn vẫn có thể hữu ích. Xem lại quá trình xây dựng thương hiệu của bạn, xem sổ ghi chép, thiết kế ban đầu, đường dẫn email trong công ty và hơn thế nữa, để giúp bạn làm mới ý tưởng của mình về con người của bạn và cách bạn muốn được mọi người nhìn thấy. 

Bạn cũng nên tập hợp các nội dung chính đại diện tốt nhất cho thương hiệu hiện tại của bạn – điều này có thể bao gồm các mẫu email, trang web, tài liệu tiếp thị được in như danh thiếp, trang hồ sơ xã hội và bao bì sản phẩm. Tất cả chúng ở một nơi sẽ giúp bạn hình dung thiết kế thư tiêu đề của mình và nghĩ về nó như một phần của hệ sinh thái thương hiệu rộng lớn hơn.

3. Lựa chọn một font chữ nhất quán

Font chữ bạn sử dụng trên thư tiêu đề của mình có thể là font bạn đã chọn như một phần của việc xây dựng thương hiệu toàn công ty hoặc bạn có thể bắt đầu lại từ đầu. Nếu đó là thứ yếu, hãy nghĩ về một số điều cơ bản trước khi bạn vội vàng đến các trang web và danh sách Font, vì những loại tài nguyên này có thể nhanh chóng trở nên quá tải nếu bạn không biết mình đang tìm gì.

Hình : Font chữ trong thư tiêu đề cần đảm bảo tính nhất quán, không nên sử dụng quá nhiều sẽ tạo ra mất thẩm mỹ

Hãy cân nhắc đến vài yếu tố sau :

Kiểu font: Bạn muốn chọn font Serif hay sans serif? Font serif có cảm giác truyền thống hơn, trong khi font sans serif tạo ấn tượng hiện đại hơn và có thể dễ đọc hơn khi in nhỏ.

Font Family: Font xuất hiện trong các font Family, các biến thể có chung một kiểu giống nhau. Nếu bạn chọn một font có một họ lớn, như Arial hoặc Verdana, bạn sẽ có rất nhiều kiểu để lựa chọn. Điều này có thể giúp việc xây dựng thương hiệu dễ dàng hơn vì bạn có thể sử dụng một số font liên quan và có được giao diện nhất quán.

Cỡ chữ: Hãy nghĩ xem chữ in sẵn trên giấy tiêu đề của bạn sẽ lớn như thế nào. Cùng một font có thể trông khác nhau một cách đáng ngạc nhiên với các kích cỡ khác nhau, ngược lại cũng sẽ trông nhỏ hơn khi in ra so với bạn xem trên màn hình. Cũng nên nhớ rằng các từ sẽ nằm dọc theo nội dung của một bức thư, có thể được tạo kiểu khác, lớn hơn hoặc nhỏ hơn font bạn chọn. Hãy in ra một vài lần chạy thử để đảm bảo rằng font bạn đã chọn trông đẹp trong tất cả các trường hợp này.

4. Chọn bố cục cho thư tiêu đề

Có rất nhiều cách khác nhau để thiết kế một thư tiêu đề. Cũng như các yếu tố khác của thương hiệu, bạn có thể tự do vượt qua các giới hạn của quy ước và có sự sáng tạo riêng. Nhưng nếu bạn cảm thấy vừa đủ với những thiết kế cơ bản, bạn có thể sắp xếp chúng lại từ ban đầu :

Dưới đây là một số bố cục cơ bản mà bạn có thể sử dụng:

Tràn viền: Màu sắc và thiết kế được đặt xung quanh bên ngoài tờ giấy

Đường viền đồ họa: Hình dạng và màu sắc được sử dụng xung quanh các cạnh của nội dung văn bản một cách sáng tạo.

Đầu trang và chân trang: Thiết kế bị hạn chế ở phần đầu và cuối trang.

Thường mỗi doanh nghiệp sẽ chọn bố cục thư tiêu đề khác nhau, ví dụ về vị trí cho tên công ty, địa chỉ….

5. Chọn giấy làm thư tiêu đề

Theo nguyên tắc chung, giấy của bạn có trọng lượng càng nặng thì thành phẩm sau cùng sẽ càng cao cấp và tạo cảm giác chuyên nghiệp. Tuy nhiên, ngoài ra, bạn có thêm một số tùy chọn như mặt giấy cao cấp, ví dụ mịn hoặc có vân và tông màu của chính giấy. Màu trắng là lựa chọn tốt nhất cho nhiều doanh nghiệp, nhưng bạn có thể chọn màu trắng ấm, màu kem hoặc xanh lam nhạt nếu nó phù hợp với thương hiệu của bạn.

6. Cân nhắc màu sắc

Màu sắc thương hiệu của bạn nên được phản ánh trong thư tiêu đề, nhưng điều đó không có nghĩa là tất cả chúng đều cần phải xuất hiện, đặc biệt nếu logo hoặc font công ty của bạn được trang trí công phu hoặc chi tiết. Hãy nhớ rằng, người viết thư tiêu đề là một diễn viên phụ, không phải ngôi sao của chương trình.

Nếu bạn có một bảng màu thương hiệu, hãy chú ý đến màu sắc. Nếu không, hãy xem lại thiết kế logo của bạn và chọn hai hoặc ba màu tương phản từ nó để phù hợp với bảng màu của bạn.